Archivische Fachbegriffe

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Im Folgenden finden Sie Erklärungen zu Fachausdrücken, die einem im Kontakt mit Archiven und ihren Mitarbeitenden häufig begegnen. Empfehlenswert ist darüber hinaus der Glossar des Archivzentrums der Goethe-Universität Frankfurt am Main: http://www.ub.uni-frankfurt.de/archive/glossar.html sowie der Archivschule Marburg: http://www.archivschule.de/uploads/Forschung/ArchivwissenschaftlicheTerminologie/Terminologie.html

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Ein Archivale (auch Archivalien- oder Verzeichnungseinheit genannt) ist ein einzelnes Objekt, das im Archiv aufbewahrt wird. Typischerweise handelt es sich dabei um eine Akte oder Urkunde, möglich sind aber auch einzelne Fotos, Pläne, Handschriften, Amtsbücher, Architekturmodelle, Tonbänder.....
Jedes Archivale bildet eine eigene physische Einheit, die unter einer bestimmten Signatur verwaltet wird und darüber auch für die Benutzung bestellt werden kann.

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Alle Archivalien bilden gemeinsam das Archivgut. Durch die Übernahme ins Archiv wird aus Schriftgut Archivgut, dass dauerhaft aufbewahrt werden muss.
Die Bewertung, was in den Bestand des Archives aufgenommen wird, treffen Archivarinnen und Archivare unter Berücksichtigung fachlicher Kriterien. Wenn sie Objekte als archivwürdig einstufen, schreiben sie dem jeweiligen Einzelstück einen bleibenden Wert zu. Einfach ausgedrückt, die Mitarbeitenden des Archivs stellen sich die Frage, ob ein Objekt wie z.B. eine Akte, auch für spätere Generationen noch interessant sein kann. Zudem wird ein Stück übernommen, wenn es einen dauerhaft rechtssichernden Charakter hat (z.B. Verträge). Dabei müssen sie bedenken, dass es sich bei der Akte um ein Unikat handelt, dass nicht wiederzubeschaffen ist. Die darin enthaltenden Informationen sind einzigartig. Allerdings kann nicht alles archiviert werden und es wäre auch nicht sinnvoll, alles zu archivieren! Nicht nur, da der Raum für die Menge an Archivgut nicht vorhanden ist, sondern ebenso weil große Teile des erzeugten Schriftgutes nur temporär von Interesse sind.
Archivarinnen und Archivare haben Grundsätze und Modelle für die Überlieferungsbildung entwickelt, um die Inhalte zu überliefern, die das Handeln und Wirken der Stadt Köln und das Leben in der Stadt Köln in möglichst vielen Facetten abbilden. Zudem kooperieren die unterschiedlichen Archive miteinander und entwickeln in Abstimmung die entsprechenden Modelle weiter.
Grundlage der archivischen Arbeit ist das Archivgesetz Nordrhein-Westfalen vom 16. März 2010: Archivgut sind alle, gegebenenfalls nach Ablauf der Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen in das Archiv übernommenen archivwürdigen Unterlagen im Sinne des § 1 Absatz 1 und Absatz 2. (ArchivG NW §2 Abs 3)
https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_text_anzeigen?v_id=10000000000000000338#det320558

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Ein Bestand ist eine zusammengehörige Einheit von Archivgut. Dabei gilt seit dem späten 19. Jahrhundert in Archiven das --> Provenienzprinzip, was bedeutet, dass all die Archivalien, die eine gemeinsame Herkunft haben, einen Bestand bilden (z.B. alle Akten die aus demselben Amt übernommen werden, alle Objekte, die aus einem bestimmten Nachlass stammen). Der Bestand ist das zentrale archivische Ordnungskriterium.
Im Historischen Archiv der Stadt Köln werden traditionell Bestände mit vier verschiedenen Bezeichnungen geführt:

• Bestand
• Abteilung
• Acc[ession]

Hier handelt es sich jedoch nur um unterschiedliche Bezeichnungen, die alle auf einen Bestand im archivwissenschaftlichen Sinne verweisen. Die konkrete Bestandsbildung am Historischen Archiv der Stadt Köln folgte in der Vergangenheit besonderen Prinzipien, die sich bis heute auswirken.
Jedes Archivale (d.h. jedes Archivobjekt) ist genau einem Bestand zugeordnet. Seine Signatur bezieht sich auf diesen Bestand. Bei Bestellungen von Archivgut in den Lesesaal, wird das Archivgut klassischerweise über die sogenannte Bestellsignatur , die die jeweilige Bestandsbezeichnung sowie die Signatur des Archivale enthält, identifiziert.

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Die Bestände eines Archivs werden nach bestimmten Ordnungsprinzipien gebildet. Bis weit ins 19. Jahrhundert hinein war das Pertinenzprinzip vorherrschend, letztlich hat sich in den Archiven Mitteleuropas das Provenienzprinzip durchgesetzt:

Beim Pertinenzprinzip werden die Bestände nach Sachbetreffen zusammengeführt. Die Archivalien werden, unabhängig von ihrer Herkunft, thematisch geordnet.
Anders beim Provenienzprinzip. Hier verbleiben die Archivalien in ihrem Entstehungszusammenhang. Entscheidender Vorteil ist, dass nachvollziehbar bleibt, welchem Zusammenhang sie erwachsen sind.

Zur Verdeutlichung:
Bibliotheken ordnen nach dem Pertinenzprinzip. Wenn sie einen Korb Bücher geschenkt bekommen, werden die Bücher in den Bestand aufgenommen, indem sie inhaltlich sortiert und zu den Büchern ins Regal gestellt werden, die ähnliche Schwerpunkte haben. Ein Buch über Pinguine kommt zu Tierbüchern, ein Krimi kommt zu den Kriminalromanen, eine Liebesgeschichte zu anderen Büchern dieses Genres. Archive, die nach dem Provenienzprinzip arbeiten, gehen anders vor. Hier würden die geschenkten Bücher, alle nebeneinander im Regal platziert, einen eigenen Bestand bilden. Erhält das Archiv zu einem späteren Zeitpunkt weitere Bücher von derselben Person, würden diese in den bereits gebildeten Bestand aufgenommen. Bücher jedoch, die eine andere Person schenkt, wären Grundlage eines neuen Bestands. Wovon die Bücher handeln, ist dabei nebensächlich.

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In Findbüchern (auch Repertorien genannt) werden sämtliche Archivalien eines Archivs inhaltlich beschrieben. Früher geschah dieses handschriftlich oder maschinegeschrieben, heute zumeist digital in einer Datenbank.
Üblicherweise wurde jeder Bestand in einem eigenen Findbuch geführt. Neben der Auflistung und Darstellung der einzelnen Archivalien (Verzeichnungseinheiten) mit Titel, Laufzeit und Signatur, enthalten Findbücher in der Regel eine Einleitung, die in die Geschichte des jeweiligen Bestands und dessen Überlieferung einführt, teilweise sogar eine historische Einordnung vornimmt und auf Literatur zum Thema hinweist. Dazu kommen mitunter Indices zu Personen, Orten oder Sachbegriffen sowie Konkordanzen in Form von Listen mit Verweisen auf andere Archivalien. Wichtig können auch die sogenannten Enthältvermerke sein. Darin wird der Inhalt der Archivale genauer angegeben oder speziell auf einzelne Teile verwiesen. Im Darinvermerk dagegen Dokumente angeführt, die man in einer Akte aufgrund ihres Titels nicht vermuten würde.
Für die Nutzung eines Archivs sind Findbücher (oder ihre digitale Verwandtschaft in Form von Datenbanken) unerlässlich! Durch sie wrden die Recherche und das Auffinden in den Beständen erst möglich.
Enthalten Findbücher personenbezogene Daten, die einer Schutzfrist unterliegen, sind sie nicht frei zugänglich. In elektronischer Form sind die Datensätze dann nur für die Mitarbeitenden des Archivs sichtbar, alle anderen bekommen sie nicht oder in einer veränderten Darstellung angezeigt.

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Die Laufzeit entspricht dem Zeitraum, in dem die jeweilige Archivale entstanden ist. Bei einer Akte mit Korrespondenz beispielsweise, bilden das erste und das letzte Briefdatum den Rahmen der Laufzeit.

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Bei der Entnahme von Archivgut aus dem Magazin spricht man im Archivwesen von Aushebung.
Abhängig von den Arbeitszeiten der Mitarbeitenden des Magazindienstes oder der Zugänglichkeit des jeweiligen Archivguts (z.B. Lagerung in Außenstellen), benötigt die Bereitstellung von Archivalien für die Nutzung im Lesesaal einige Vorlaufzeit oder ist nur zu bestimmten Zeiten möglich - die Aushebezeiten.
Durch die Situation des Einsturzes können wir im Historischen Archiv Köln derzeit keine festen Aushebezeiten angeben. Wenn Sie eine bestimmte Archivale einsehen möchten, müssen wir erst schauen, ob diese bereits gefunden wurde, wo sie sich befindet und in welchem Zustand sie ist. Ein Termin für die Nutzung von Originalen im Lesesaal kann daher nicht kurzfristig vereinbart, sondern nur individuell mit uns abgesprochen werden.

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Der Sprengel beschreibt den Bereich, für den das Archiv zuständig ist. Dabei kann sich der Tätigkeitsbereich in geografischen, organisatorischen oder zeitlichen Grenzen bewegen. Festgelegt wird der Sprengel durch Rechtsnormen.
Der Sprengel des Historischen Archivs ist die Stadt Köln.

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Als Nachlass werden Gegenstände - Bücher, Fotos, Tonkassetten, Postkarten, Gemälde, Briefe..... - einer Person bezeichnet, die nach ihrem Tod in den Besitz des Archivs übergehen (durch Ankauf, Schenkung oder als --> Depositum). Dabei handelt es sich um Materialien von Personen, deren Leben und/oder Wirken als zeithistorisch bedeutsam eingeschätzt wird. Der Ursprung der Unterlagen kann vielfältig sein (Privatleben, dienstliche Tätigkeit, künstlerisches Erbe...)

Eine Datenbank, in der man nach den Nachlässen von Personen suchen kann, und angezeigt bekommt, welche Materialien in den verschiedenen Archiven vorliegen, bietet das Deutsche Bundesarchiv: http://www.nachlassdatenbank.de/

Gibt eine Person archivwürdige Materialien noch zu Lebzeiten an das Archiv ab, sprechen Archivarinnen und Archivare von Vorlass.